A pandemia inviabilizou a realização de eventos, congressos e aglomerações, porém, eles possuem um grande papel social e promovem tanto educação como negócios. Então, como suprir essas demandas em meio ao isolamento social? Bom, a solução viável e mais eficaz é a digital. Mas engana-se quem pensa que montar um evento online é fácil. Por isso, Daniel Fiuza, gerente de criação e marca da NürnbergMesse Brasil, uma das maiores promotoras de eventos do mundo, fez uma lista com as dicas mais importantes para um encontro de sucesso.
1 - Comece pelo fim
Mais do que conteúdo ou negócios, o seu evento digital também deve proporcionar experiência. Por isso, desenhe como seria o seu produto ideal, tudo o que deseja entregar à audiência e todas as atrações. Idealize desde o momento em que o visitante faz a inscrição até a dinâmica no dia D!
Faça também uma lista do que é essencial e depois outra com tudo o que achar interessante, mas que pode deixar para a próxima. Essa listagem é o que vai te dar um norte para fazer o orçamento posterior. Afinal, de nada adianta pensar em mil coisas se você não pode pagar, certo?
Ah, lembre-se que quanto mais simples e fluido for a experiência, mais o público tende a contribuir.
2 - Mão na massa e parte técnica
Esta parte merece atenção especial e cuidado, pois vai determinar a qualidade do seu evento. Por isso, é a área que deve receber maior parte do investimento. Nada de palestrantes travados, imagens congeladas e áudio ruim, ok?
Confira e teste todos os equipamentos que serão utilizados no evento assim como o áudio e imagem dos palestrantes, inclusive no dia da estreia. Cuidado nunca é demais! A internet de seus convidados também precisa ser de qualidade. Uma solução eficaz e barata para não ter oscilação de sinal é utilizar cabos ao invés do Wi-fi.
Sabemos que imprevistos ocorrem, mas é preciso ser precavido e também ter flexibilidade para “tapar algum buraco” na grade. Caso tenha um orçamento compatível, utilize um estúdio para maior segurança técnica.
3 - Match
Tenha clareza do público de seu evento! Quem são eles, como é a rotina, quais atividades os interessam etc. Essas respostas vão ajudar, por exemplo, a definir dia e local de realização assim como o melhor canal para atraí-los.
Utilize redes sociais e pesquisas para ajudar a identificar seus hábitos e assim construir um evento mais assertivo.
4 - Conteúdo
Agora que já conhece melhor seu público, é hora de correr atrás do que você vai apresentar. Pesquise os temas mais debatidos no momento, as fontes de referências naqueles assuntos e as tendências de mercado.
Claro que patrocínio é uma forma de tornar o evento viável, mas tenha cuidado ao vender palestras. Temas muito comerciais tendem a afastar o público. Converse com o patrocinador e descubra uma forma de tornar aquele assunto mais rico e atrativo. Eventos muito longos também devem ser evitados.
5 - Conversão de Leads
Aqui é o momento que você construirá o banco de dados com todas as pessoas que se inscreveram para o seu evento. Mas, para que sua conversão seja um sucesso, é preciso tomar alguns cuidados.
Não faça formulários longos! O número de abandono de página é altíssimo nesses casos. Priorize dados essenciais, como e-mail, telefone, empresa e o que mais achar imprescindível para o seu negócio. Quanto menos página e mais ágil, maior a taxa de sucesso.
É importante lembrar também que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor, por isso, respeite todos os requisitos na hora da inscrição. O cliente precisa autorizar a utilização dos dados e envios de comunicações futuras.
6 - Comunicação na medida certa
Nem tão pouco e nem demais. Esse é o lema para a comunicação. Você deve manter seu público aquecido após a inscrição e dar pequenos spoilers e chamadas para o grande dia. Mas cuidado para não sobrecarregar sua base. Ninguém gosta da caixa de entrada lotada de e-mails.
Também chamamos atenção para a linguagem deste material e, principalmente, para o conteúdo. Você deve usar o tom de acordo com cada público. São executivos? Estudantes? Lembre-se do seu público-alvo na hora de desenvolver o texto.
Da mesma forma, ninguém gosta de se inscrever em uma atividade e não receber uma confirmação. Por isso, comunique-se com seu cliente, construa um relacionamento e o deixe mais engajado para garantir sua presença no dia do evento.
Ao longo de nossos 12 anos realizando eventos no Brasil, percebemos que os ‘lembretes’ são muito efetivos e alcançam taxas de abertura acima de 60%! Envie recados que o evento começa em breve, junto com dicas de acesso e tudo mais que ele precisará no dia. E-mails até uma hora antes do evento tendem a ser mais vistos.
7 - Servir bem para servir sempre
UFA! Evento entregue, posso tomar um drink? Não! Aproveite a vivência fresca na memória do público e busque feedbacks através de pesquisas de satisfação.
Este é o melhor momento para identificar pontos fortes e fracos. Pergunte sobre o dia, horário, palestrante, o que mais e menos gostou. Isso é um material riquíssimo para sua próxima edição.
Importante também… Não é porque o evento acabou que a comunicação deve ser cessada. Diminua e muito o ritmo, mas não esqueça que “quem não é visto não é lembrado”. Envie e-mails de conteúdo uma vez por mês e faça a roda girar novamente.