Sete dicas para realizar um evento online de sucesso

A pandemia inviabilizou a realização de eventos, congressos e aglomerações, porém, eles possuem um grande papel social e promovem tanto educação como negócios. Então, como suprir essas demandas em meio ao isolamento social? Bom, a solução viável e mais eficaz é a digital. Mas engana-se quem pensa que montar um evento online é fácil. Por isso, Daniel Fiuza, gerente de criação e marca da NürnbergMesse Brasil, uma das maiores promotoras de eventos do mundo, fez uma lista com as dicas mais importantes para um encontro de sucesso.

Mais do que conteúdo ou negócios, o seu evento digital também deve proporcionar experiência. Por isso, desenhe como seria o seu produto ideal, tudo o que deseja entregar à audiência e todas as atrações. Idealize desde o momento em que o visitante faz a inscrição até a dinâmica no dia D!

Faça também uma lista do que é essencial e depois outra com tudo o que achar interessante, mas que pode deixar para a próxima. Essa listagem é o que vai te dar um norte para fazer o orçamento posterior. Afinal, de nada adianta pensar em mil coisas se você não pode pagar, certo?

Ah, lembre-se que quanto mais simples e fluido for a experiência, mais o público tende a contribuir.

2 - Mão na massa e parte técnica

Esta parte merece atenção especial e cuidado, pois vai determinar a qualidade do seu evento. Por isso, é a área que deve receber maior parte do investimento. Nada de palestrantes travados, imagens congeladas e áudio ruim, ok?

Confira e teste todos os equipamentos que serão utilizados no evento assim como o áudio e imagem dos palestrantes, inclusive no dia da estreia. Cuidado nunca é demais! A internet de seus convidados também precisa ser de qualidade. Uma solução eficaz e barata para não ter oscilação de sinal é utilizar cabos ao invés do Wi-fi.

Sabemos que imprevistos ocorrem, mas é preciso ser precavido e também ter flexibilidade para “tapar algum buraco” na grade. Caso tenha um orçamento compatível, utilize um estúdio para maior segurança técnica.

Tenha clareza do público de seu evento! Quem são eles, como é a rotina, quais atividades os interessam etc. Essas respostas vão ajudar, por exemplo, a definir dia e local de realização assim como o melhor canal para atraí-los.

Utilize redes sociais e pesquisas para ajudar a identificar seus hábitos e assim construir um evento mais assertivo.

Agora que já conhece melhor seu público, é hora de correr atrás do que você vai apresentar. Pesquise os temas mais debatidos no momento, as fontes de referências naqueles assuntos e as tendências de mercado.

Claro que patrocínio é uma forma de tornar o evento viável, mas tenha cuidado ao vender palestras. Temas muito comerciais tendem a afastar o público. Converse com o patrocinador e descubra uma forma de tornar aquele assunto mais rico e atrativo. Eventos muito longos também devem ser evitados.

Aqui é o momento que você construirá o banco de dados com todas as pessoas que se inscreveram para o seu evento. Mas, para que sua conversão seja um sucesso, é preciso tomar alguns cuidados.

Não faça formulários longos! O número de abandono de página é altíssimo nesses casos. Priorize dados essenciais, como e-mail, telefone, empresa e o que mais achar imprescindível para o seu negócio. Quanto menos página e mais ágil, maior a taxa de sucesso.

É importante lembrar também que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor, por isso, respeite todos os requisitos na hora da inscrição. O cliente precisa autorizar a utilização dos dados e envios de comunicações futuras.

Nem tão pouco e nem demais. Esse é o lema para a comunicação. Você deve manter seu público aquecido após a inscrição e dar pequenos spoilers e chamadas para o grande dia. Mas cuidado para não sobrecarregar sua base. Ninguém gosta da caixa de entrada lotada de e-mails.

Também chamamos atenção para a linguagem deste material e, principalmente, para o conteúdo. Você deve usar o tom de acordo com cada público. São executivos? Estudantes? Lembre-se do seu público-alvo na hora de desenvolver o texto.

Da mesma forma, ninguém gosta de se inscrever em uma atividade e não receber uma confirmação. Por isso, comunique-se com seu cliente, construa um relacionamento e o deixe mais engajado para garantir sua presença no dia do evento.

Ao longo de nossos 12 anos realizando eventos no Brasil, percebemos que os ‘lembretes’ são muito efetivos e alcançam taxas de abertura acima de 60%! Envie recados que o evento começa em breve, junto com dicas de acesso e tudo mais que ele precisará no dia. E-mails até uma hora antes do evento tendem a ser mais vistos.

UFA! Evento entregue, posso tomar um drink? Não! Aproveite a vivência fresca na memória do público e busque feedbacks através de pesquisas de satisfação.

Este é o melhor momento para identificar pontos fortes e fracos. Pergunte sobre o dia, horário, palestrante, o que mais e menos gostou. Isso é um material riquíssimo para sua próxima edição.

Importante também… Não é porque o evento acabou que a comunicação deve ser cessada. Diminua e muito o ritmo, mas não esqueça que “quem não é visto não é lembrado”. Envie e-mails de conteúdo uma vez por mês e faça a roda girar novamente.